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Planejamento Orçamentário para Clínicas e Consultórios na Prática

É possível resumir a atividade de Planejamento Orçamentário de forma bem simples: Projetar Receitas, Despesas, Investimentos e simular possíveis cenários. Em seguida, acompanhar se estas projeções se confirmam ou erram, para mais ou para menos.

O Planejamento Orçamentário tem o objetivo de criar condições para o equilíbrio entre receitas e despesas, redução de custos e aumento de receitas, com alocação de recursos da forma mais eficiente possível.

Parece simples e é simples.

Talvez você tenha ouvido cada vez mais frases parecidas com esta ultimamente: “O médico ou profissional de saúde não é preparado para ser um gestor ou empreendedor na faculdade, quando muitas vezes ele é obrigado a ocupar estas funções na carreira.”

Por isso, a Medicinae tem como uma de suas missões tornar as mais eficazes práticas de gestão acessíveis a este público.

O bom planejamento financeiro é fundamental para o crescimento e a prosperidade de um negócio, independentemente de porte ou segmento. Por isso, tudo começa com um bom plano.

Nós preparamos uma planilha bem intuitiva para você montar o seu planejamento. Baixe aqui.

Mas pode continuar a leitura porque a gente vai explicar um pouco mais sobre o assunto para que você possa extrair o máximo de valor deste recurso.

Vamos começar falando de coisa boa: Receita.

Para avaliar sua saúde financeira e projetar cenários otimistas e pessimistas, é fundamental que você entenda suas fontes de receita e as quantifique. Algumas pessoas têm receitas mais previsíveis que outras. No entanto, mesmo que suas receitas dependam de fatores que fogem de seu controle em maior ou menor intensidade, avalie seu histórico para esta tarefa.

Qual é sua receita média mensal nos últimos 2 anos? Se quiser fazer uma projeção mais realista, entre no portal ou aplicativo do seu banco e veja nos seus extratos as entradas dos últimos 2 anos.

Qual foi o impacto de tudo o que aconteceu em 2020 em suas receitas e como foi ou está sendo a recuperação até o patamar anterior?

Quando falamos de receita, é inevitável falar de metas. Afinal, a grande maioria de nós tem planos, sonhos, desejos a realizar e muitos deles envolvem ganhar um pouco mais (ou muito mais).

Em um cenário otimista, quanto você gostaria que sua receita aumentasse em 2021? E em 2 anos? E o que você precisa fazer para alcançar este aumento?

O cenário realista ou pragmático, como preferir, é manter a sua média e talvez projetar um crescimento orgânico, em razão de fatores externos como uma potencial retomada da economia, por exemplo.

O cenário pessimista não é prazeroso, mas é indispensável. Muitos profissionais de saúde tiveram impacto de até 70% no faturamento no auge das medidas de distanciamento social. Não há modo mais didático de justificar a importância de projetar possíveis imprevistos.

Todos nós acreditamos que outra intercorrência desta dimensão não vá voltar a acontecer tão cedo, mas reservar pelo menos 3 meses de caixa, por exemplo, é boa prática disseminada desde muito antes do covid.

Despesas/custos:

Você sabe a diferença entre custo e despesa? Ambos significam os gastos de uma empresa, as contas a pagar. Porém, possuem conceitos distintos.

Custos são todos os gastos envolvidos na atividade fim de sua clínica ou consultório. Eles devem ser considerados na precificação de seu trabalho.

No contexto de uma empresa que produz e oferece um produto, as matérias-primas e embalagens são custos, por exemplo.

Por sua vez, as Despesas não possuem relação direta com a atividade fim. São gastos relacionados a atividades auxiliares ou administrativas, importantes para o funcionamento da empresa, porém sem relação direta com o produto ou serviço.

Em sua clínica ou consultório, sua despesas são os gastos com contador, faturista, agência de publicidade, enquanto seus custos são o aluguel da sua sala (caso seja alugada), o salário de seus funcionários, a energia elétrica, os insumos que utiliza para procedimentos ou cirurgias, se este for o seu caso.

E dentro da categoria de custos, ainda temos 2 subcategorias fundamentais para um bom planejamento orçamentário.

Custos fixos:

Não variam de acordo com a produtividade.
Exemplo: Aluguel da sala, mensalidade do prontuário eletrônico, salário de sua equipe.

Custos variáveis:

Variam em função da produtividade.
Exemplo: Impostos, insumos para o atendimento (luva, equipamento), bônus para sua equipe.

A projeção de cenários pragmáticos, otimistas e pessimistas aqui também se aplica. Se você não sabe muito por onde começar, a dica é a mesma das receitas. Comece analisando seu histórico e a partir daí desenhe os 3 cenários.

Projetado x Realizado

Não basta planejar, é preciso acompanhar.

Logo após mapear receitas e despesas/custos, é importante relacionar o seu planejado com o seu histórico. Quase todo mundo quer dobrar de faturamento no próximo ano, mas isso é factível?

Projetar, no mínimo, o crescimento da inflação (4,5% em 2020) é fundamental, caso contrário você perde poder financeiro.

Recomendamos que adote uma rotina de acompanhamento do seu orçamento todo início de mês. Se atrasar um pouquinho, não é um grande problema. O importante é que você, uma vez por mês, confira o que ficou acima e abaixo do planejado.

Desvios são naturais, mas se os desvios forem muito grandes, podem demandar ações. Quanto antes você diagnosticá-los, maior vai ser sua capacidade de superá-los (como na Saúde).

E por fim, ao fim de cada ano, é recomendado que você compare o seu realizado com o seu histórico, ano x ano, para checar se seu consultório ou clínica está realmente crescendo e a qual ritmo.

Investimentos

Fazer um empreendimento crescer quase sempre demanda algum tipo de investimento.

Nem todo investimento é financeiro, é verdade. Você pode investir seu tempo em um atendimento diferenciado e um bom networking e crescer sua base de pacientes exclusivamente através de indicações e encaminhamentos.

Muitas vezes o crescimento do seu negócio vai depender de um investimento financeiro, seja em Marketing, em uma reforma ou ampliação do espaço físico, em qualificação para você ou sua equipe.

É importante que eles constem no planejamento e que o ROI (Retorno sobre Investimento) esteja projetado nas receitas.

Se você não sabe o que é ROI, a gente explica: é a sigla em inglês para Retorno Sobre o Investimento, uma métrica usada para saber quanto você ou sua empresa ganhou com seus investimentos.

Exemplo: Imagine que você tenha investido R$1.000 em anúncios em redes sociais. Com isso, você gerou R$5.000 de receita. Utilizando a fórmula de ROI acima, temos:
ROI = (5.000 – 1.000) / 1.000
ROI = 4

Neste caso meramente ilustrativo, o Retorno Sobre o Investimento foi de 4 vezes o investimento inicial. Em outras palavras, cada R$1 que você investiu gerou R$4.

Se você planeja algum(s) investimento(s) para 2021, não esqueça de incluir no seu orçamento e projetar os impactos positivos na receita ao longo dos meses.

Dicas importantes para uma vida financeira saudável

Não seja negligente com seu capital de giro. Garanta uma reserva de emergência para a estabilidade da empresa. Ficar no vermelho é o pior cenário para qualquer negócio. E o pior cenário caso você faça o seu faturamento pela Pessoa Física também.

A Medicinae antecipa seus pagamentos de Planos de Saúde e cartões de crédito/débito para necessidades de caixa e capital de giro. Saiba mais aqui.

Usar o caixa da empresa para gastos pessoais é um equívoco, salvo em casos de extrema necessidade. É fundamental definir um pró-labore adequado. Não são raros casos de empreendedores que movimentam contas PF e PJ sem nenhuma distinção. Isso pode resultar no comprometimento de registros e da contabilidade ou, no pior dos casos, em esgotamento de recursos.

Não defina objetivos incoerentes. Ser ambicioso demais ou de menos é considerado um erro. Suas metas precisam te levar a um lugar, mas se forem inalcançáveis, seu planejamento não terá eficácia.

Acompanhe ao menos as métricas básicas. Medir lucros ou prejuízos e faturamento total é ok, mas você vai mais longe se olhar mais a fundo. Os KPIs são os indicadores que medem seu nível de sucesso. Assim como você acompanha marcadores de saúde de um paciente, os KPIs são os marcadores da saúde do seu trabalho/remuneração.

Controle sua execução. Defina de quanto em quanto tempo você vai medi-los e acompanhá-los. Uma vez ao mês é um ótimo começo. De 3 em 3 meses é melhor do que não fazer. Portanto, determine um período que seja confortável. Muitas empresas acompanham semana a semana, para fazer ajustes mais rapidamente.

Ah, e uma dica extra: Quem melhor comunica os KPIs e seus propósitos para suas equipes alcança os melhores resultados.

Agora que você entende melhor sobre o assunto, baixe nossa planilha de Planejamento Orçamentário e coloque a mão na massa. Se quiser fazer suas projeções, crie cópias do arquivo com os possíveis cenários e seus impactos.

Obrigado pela leitura.

Escrito por Time Medicinae

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