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Consultórios e Clínicas Online | O que são e quais são os benefícios?

O termo Consultório Online, ou Clínica Online de acordo com o contexto, vem ganhando cada vez mais relevância. Ele se refere à adoção de tecnologias, como sistemas, aplicativos e interfaces para otimizar a prestação de serviços de saúde em clínicas e consultórios.

Tempo estimado de leitura: 7 minutos

A Transformação Digital é um fenômeno comparado em importância às Revoluções Industriais, dado o seu impacto nos mais variados aspectos de nossas vidas. Ela pode ser definida como um fenômeno que incorpora o uso da tecnologia digital às soluções de problemas tradicionais.

Se você fizer um exercício de quais hábitos digitais adquiriu nos últimos 10 anos, não é difícil perceber que muita coisa mudou, desde o modo como pedimos comida delivery até como fazemos investimentos ou nos relacionamos com bancos, por exemplo.

Conceito de Consultório Online

O termo Consultório Online, ou Clínica Online de acordo com o contexto, vem ganhando cada vez mais relevância. Ele se refere à adoção de tecnologias, como sistemas, aplicativos e interfaces para otimizar a prestação de serviços de saúde em clínicas e consultórios.

Outra definição interessante é considerar um Consultório Online quando vários de seus processos de gestão, atração, atendimento e fidelização de pacientes são realizados por ou com a ajuda de softwares inteligentes, via internet.

Saiba como a Medicinae utiliza a tecnologia para transformar para melhor a gestão financeira de clínicas e consultórios.

De onde viemos e para onde vamos?

O fenômeno da adoção de tecnologias digitais está em franca aceleração e abrange mudanças em diversas atividades: governo, economia, mercado de trabalho, educação, medicina, artes, ciência, comunicação etc.

A pandemia do novo coronavírus foi um grande catalisador deste movimento. Pela necessidade de ficarmos mais em casa, adotamos mais e mais hábitos online. A realidade de ter de evitar contato com outras pessoas levou a transformações em meses de serviços e produtos que poderiam levar anos. E isso impactou em alguns de nossos comportamentos e expectativas.

A regulamentação das práticas de telemedicina é uma das mais evidentes transformações no setor da Saúde. Outros fenômenos como a disparada do comércio online, por exemplo, podem ter impactos diretos e indiretos em nosso modo de trabalhar nos próximos meses e anos.

A jornada do paciente e o dia a dia do seu consultório ou sua clínica também apresentam grandes oportunidades de adoção de tecnologia, seja para tornar a experiência do paciente melhor e mais confortável, seja para permitir que o médico ou profissional de saúde passe mais tempo dentro do consultório cuidando do seu paciente e menos tempo dedicado a atividades burocráticas ou extraconsultório.

E quando falamos de melhorar a experiência do paciente, é importante ressaltar que paciente que se sente bem acolhido e atendido indica outros pacientes. E a indicação é a forma mais antiga e eficiente de Marketing que existe. Com sobras. E sempre será.

Imagine uma experiência do paciente totalmente analógica e a experiência mais digital possível. Façamos este exercício juntos.

Experiência analógica: João (o paciente), de 18 anos, tem um desconforto estomacal por mais de uma semana. Ele então pede uma indicação a um primo que já teve problemas gástricos, que o indica o Dr. Carlos. Ele vai no Google e nas Redes Sociais e não encontra nada sobre o médico. Mesmo assim, decide marcar uma consulta com ele. Liga para o consultório, começa uma musiquinha e uma pessoa diz: “Em breve, atenderemos você.”.

A secretária atende. João diz que gostaria de fazer uma consulta com o Dr. Carlos e agenda para o dia seguinte às 15hs. A secretária informa o preço da consulta, a ser pago exclusivamente em dinheiro. Ele vai ao consultório no horário marcado, é recebido pela secretária que faz seu cadastro em uma agenda de papel e recebe o pagamento da consulta. Logo em seguida, é chamado, quando entra no consultório, o médico dá boas vindas, pede para se sentar, pergunta o que ele está sentindo. Em seguida, examina João.

Dr. Carlos pega um fichário e anota seus registros. No fim do atendimento, passa uma prescrição e um pedido de exame, assina um receituário e entrega um papel ao paciente. Lembrando que o paciente tem 18 anos, portanto é um nativo digital.

Esta é uma experiência hipotética.

Como você acha que foi a experiência do João?

Claro que a qualidade técnica do Dr. Carlos é primordial, o ponto principal. Mas será que a experiência do João, enquanto consumidor de um serviço, poderia ser melhor?

Experiência Digital: João (o paciente), de 18 anos, tem um desconforto estomacal por mais de uma semana. Ele vai ao Google e pesquisa por “Gastroenterologista Campinas”. Ele encontra alguns resultados de Google Maps, com clínicas e consultórios da especialidade:

Encontra também um resultado com avaliações de pacientes sobre diversos Gastroenterologistas da região, com suas especialidades, endereços e disponibilidade de agenda. O perfil do Dr. Marcos o chama atenção e ele clica para obter mais informações.

O Dr. Marcos atende a poucos quilômetros de sua casa, tem uma ótima qualificação e formação, além de ótimos feedbacks dos pacientes.

Ao pesquisar pelo nome do Dr. Marcos no Google, João percebe que ele tem uma conta ativa nas redes sociais, frequentemente atualizada. Encontra também uma foto do consultório e da recepção e tudo parece bastante confortável.

Ele consegue marcar uma consulta online com o Dr. Marcos em seu site, que também disponibiliza em seu Instagram o link para seu whatsapp.

Recebe uma confirmação de sua consulta pelo WhatsApp, além de um lembrete na véspera solicitando confirmação de presença.

No dia da consulta, João chega ao consultório, cumprimenta a secretária, que faz um rápido cadastro e informa que ele receberá um link de pagamento em seu celular para pagar a consulta. Com este link, ele pode usar o cartão de sua preferência e parcelar a consulta da forma que for mais conveniente. Poucos minutos depois, ele é chamado para ser atendido.

Dr. Marcos o dá bom dia, pede para se sentar e pergunta o que ele está sentindo. Em seguida, o examina. (Essa parte nunca mudou e nunca deve mudar, certo?!)

Ao longo do atendimento, o Dr. Marcos registra informações em seu computador. No fim, imprime uma prescrição e um pedido de exames. Assina, entrega para o paciente e avisa que ele receberá acesso a ambos os documentos por SMS. Explica o tratamento para o João e pede para que ele retorne em 15 dias.

João deixa o consultório. Enquanto aguarda um Uber, vê seu receituário e pedido de exame por SMS, com links para compra e agendamento. No caminho para sua casa, ele já está com o exame marcado e os medicamentos comprados, agendados para entrega em poucas horas.

Alguns dias depois, João recebe por e-mail um lembrete para marcação do retorno com link para agendamento online, incluindo a opção de realizar o retorno via teleconsulta.

Viu como a experiência pode ser bem mais digital para o João?

Não quer dizer que você tenha que adotar todas estas tecnologias. Nosso grau de conforto com elas varia muito de médico para médico, de profissional para profissional. No entanto, não há dúvidas que muitas delas podem melhorar o dia a dia de sua clínica, a sua produtividade e a jornada do paciente.

Abaixo, listamos alguns exemplos de atividades e processos de um consultório que podem ser beneficiados pela tecnologia.

Agenda e Recepção

Esta talvez seja a mais popular entre as oportunidades de digitalização. Há 10 anos, boa parte dos profissionais de saúde ainda trabalhava com agenda de papel em suas recepções. Isso mudou muito de lá pra cá.

Um bom sistema de gestão de clínicas possui funcionalidades de agenda que melhoram o dia a dia tanto do profissional de saúde quanto de seu(a) secretário(a). Dão a possibilidade de criar múltiplos locais de atendimento, o que é muito comum em nosso segmento.

Os melhores sistemas podem ser acessados em qualquer lugar, inclusive com o celular. Enviam lembretes e alertas pré-consulta, para reduzir o absenteísmo. Permitem que o paciente confirme presença por SMS ou WhatsApp, para que não seja necessário ligar para todos na véspera, como é muito comum.

Prontuário Eletrônico

Prontuários de papel ainda são largamente utilizados por profissionais de saúde das mais diversas áreas. O grande problema de não utilizar um prontuário eletrônico é referente à segurança da informação.

Fichas de papel passam a ocupar um espaço considerável do consultório conforme a carteira de pacientes de um profissional vai crescendo. E fichas de papel rasgam, molham, queimam etc

Não precisamos nem falar do nível de importância que tem o registro clínico de um paciente. Um prontuário eletrônico, preferencialmente em nuvem, é a forma mais segura de reter esta informação.

Profissionais que se ambientam com estas ferramentas também relatam benefícios decorrentes da maior estruturação dos registros e das possibilidades de compartilhamento de dados clínicos em equipes interdisciplinares. A possibilidade de acessar os dados de qualquer lugar, inclusive do celular, é extremamente útil em muitos casos.

Se você tem vontade de escrever um paper sobre certa patologia em que você é especialista, com um prontuário eletrônico é certo que a coleta de dados será facilitada.

Algumas empresas já até planejam a opção de compartilhamento de prontuários com o paciente, com a devida autorização do profissional de saúde, de forma digital.

Agendamento Online

Muitas soluções que permitem que você disponibilize sua agenda online, para que o paciente marque consultas e procedimentos sem precisar entrar em contato com sua recepção. Estas soluções contam com todo um sistema de alertas para evitar sobreposição de agendamentos, que é a principal preocupação de quem ainda não utiliza o recurso.

A adesão ao agendamento online ainda é relativamente tímida, mas todas as tendências de comportamento de consumo apontam para uma demanda crescente dos pacientes por mais comodidade.

Prescrição Digital e Pedidos de Exames

As ferramentas de prescrição digital, ou prescrição eletrônica, aumentam a segurança dos pacientes, o respaldo jurídico e ainda costumam ser bem mais ágeis que as feitas a mão.

Ela confere facilidade à leitura, reduzindo o risco de equívocos, e facilita o trabalho da farmácia. Você pode realizar prescrições de qualquer lugar, de um computador, tablet ou celular.

Os bancos de dados das melhores ferramentas de gestão de clínicas e consultórios são atualizados regularmente e disponibilizam mais de 60 mil medicamentos com suas respectivas apresentações. Na Memed, principal empresa focada em prescrições digitas, o paciente recebe uma cópia de sua receita via SMS com um link para comparação de preço entre farmácias.

Cobrança/Pagamentos

A tecnologia pode transformar a experiência de pagamento para o paciente e a de recebimento para você e sua clínica. Mas sobre este assunto, fizemos um artigo exclusivo que você pode ler aqui.

Site, Redes Sociais e Marketing

O brasileiro é o 7º colocado no ranking de nacionalidades que mais utilizam a internet. Somos 2º lugar quando o assunto é tempo gasto com mídias sociais. Não é à toa que mais e mais instituições e profissionais de saúde investem nestes canais regularmente.

Ser encontrado facilmente pelos seus pacientes e potenciais pacientes é fundamental. Uma página na internet, bem feita e ranqueada em boas posições no Google, pode aumentar significativamente a quantidade de consultas agendadas. Você pode disponibilizar um botão de WhatsApp no seu site, por exemplo, para agendamentos ou contato com sua recepção.

Produzir conteúdo sobre sua especialidade, seus tratamentos e as dúvidas mais frequentes de seus pacientes, por exemplo, aumenta sua autoridade nestes assuntos. A gente sabe que nem todo mundo é afeito a este tipo de atividade, e não há nenhum problema nisso. Não é nada obrigatório ou necessário.

A questão é: se você já cogitou fazer e estar na dúvida se vale a pena, a resposta é “Sim, vale muito a pena.”

Alguns dos melhores softwares de gestão de clínicas também disponibilizam módulos de relacionamento via e-mail com o paciente. Com ele, você pode fazer coisas simples como lembretes de marcação de retorno ou exames periódicos até práticas mais avançadas como compartilhamento de planos de cuidado, conteúdos especializados e guias de preparação para a consulta ou procedimento.

Gestão

Esta é, provavelmente, a área com mais oportunidades de melhoria com adoção de tecnologia. A grande maioria dos profissionais de saúde não possui capacitação adequada em gestão, finanças e outros assuntos administrativos e isso pode causar problemas. Ainda existem muitos gargalos, desperdícios e prejuízos evitáveis em clínicas e consultórios brasileiros.

A tecnologia pode reduzir esses riscos e danos consideravelmente. A Plataforma/App da Medicinae, por exemplo, apresenta mais de 10 indicadores financeiros para que você acompanhe seus rendimentos de forma muito simples e segura. E estes dados são atualizados automaticamente, não dão nenhum trabalho.

Outros softwares permitem que você faça uma gestão simplificada do seu fluxo de caixa, emita guias TISS com mais agilidade, regule seus estoques e emita relatório automaticamente.

A Medicinae também utiliza tecnologia para melhorar sua gestão de caixa. Sabia que agora é possível receber em 24h os seus pagamentos de planos de saúde que costumam demorar mais de um mês? Clique aqui para fazer uma simulação de antecipação de faturas.

Pode dar um trabalhinho aprender a usar este ferramental e adquirir o hábito, mas o retorno deste investimento costuma ser grande.

Telemedicina

Agora, um assunto polêmico: Telemedicina.

A prática já é uma realidade em diversos países, mas levou algum tempo e algumas tentativas frustradas para emplacar no Brasil. No início da pandemia, o CFM regulamentou práticas de telemedicina em caráter de exceção. As tentativas anteriores não tiveram sucesso em razão de uma grande resistência por parte de diversos conselhos regionais.

Vamos aos fatos:

> A telemedicina ainda encontra enorme resistência de um número considerável de médicos;
> A telemedicina muito provavelmente veio para ficar;

Se você não tem resistência e pensa em aderir, ela pode te dar grandes benefícios. Os mais evidentes:

> Aumento de acessibilidade aos seus serviços. Abrindo atendimentos online, seu universo de potenciais pacientes é ampliado (Aqui vale o adendo que isto não se aplica à realidade de todas as especialidades);
> Comodidade para o paciente, que não precisa se deslocar até o consultório em casos que não demandem interação presencial;
> Discussão de casos clínicos com outros profissionais, como a plataforma Conexa.

Se você quiser saber mais sobre este assunto, preparamos com a iClinic e a Memed este e-book completo sobre o assunto: Baixe aqui.

Conclusão

Esperamos que este artigo tenha ajudado a avaliar as oportunidades de uso da tecnologia no cotidiano de seu consultório ou clínica. Se quiser falar um pouco sobre o assunto com o nosso time, envie-nos um e-mail clicando aqui ou entre em contato via WhatsApp clicando aqui.

Obrigado pela leitura!

Escrito por Time Medicinae
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